[...]

Participatie heeft veel verschillende betekenissen en kan daardoor verschillend begrepen worden. De provincie houdt de definitie aan van Kennisknooppunt Participatie, onderdeel van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat: 

“Participatie is een proces waarbij individuen, groepen en organisaties invloed uitoefenen op en controle delen over collectieve vraagstukken, beslissingen of diensten die hen aangaan” (Kennisbasis participatie, 2019). ​

De bovenstaande definitie geeft aan dat participatie altijd verder gaat dan het informeren van de omgeving zowel bij participatietrajecten georganiseerd door anderen als bij participatietrajecten van de provincie zelf. De provincie erkent dat informeren en communicatie belangrijke voorwaarden zijn voor een zorgvuldig participatieproces want om meningen in te winnen is informatie en kennis over het onderwerp belangrijk. Maar participatie gaat verder dan het zenden/ontvangen van informatie. Er moet voor deelnemers daadwerkelijk een mogelijkheid zijn om iets te beïnvloeden. Er moet zoals de definitie vanuit de Kennisbasis participatie aangeeft, ruimte zijn voor individuen, groepen en organisaties om ‘invloed uit te oefenen op en controle te delen over collectieve vraagstukken, beslissingen of diensten’. Het gaat om de intentie écht te willen weten hoe de omgeving over een onderwerp denkt, dit op te halen en transparant terug te koppelen wat er met de input gebeurt. 

Spanning participatie en de reguliere systemen van de provincie

Participatietrajecten bestaan naast de reguliere systemen van de provincie en worden in elkaar verweven. Dit kan soms voor spanning zorgen. Want hoewel het dagelijks bestuur, Gedeputeerde Staten en de volksvertegenwoordiging, Provinciale Staten elke vier jaar op een democratische wijze worden gekozen en de Zuid-Hollanders politiek vertegenwoordigen, kunnen uitkomsten van participatie soms tegenover ideeën van het dagelijks bestuur of de volksvertegenwoordiging staan. Hiermee omgaan is een uitdaging! Door vroegtijdig de verschillende rollen te benoemen en afspraken te maken over hoeveel beïnvloedingsruimte er is voor de provincie of juist voor de omgeving, proberen we het gesprek hierover te voeren en de spanning te verminderen.

Rollen bepalen

De beïnvloedingsruimte en rol van de omgeving / provincie wordt bepaald door het soort participatie dat wordt nagestreefd. Hieronder volgt een beschrijving van de verschillende soorten participatie met bijbehorende rollen. Het participatiekompas helpt bij het bepalen van de rol en de liniaal helpt bij het uitleggen van de verschillende rollen. 

Informeren

Er kunnen hele goede redenen zijn om als provincie geen participatie te organiseren, bijvoorbeeld wanneer duidelijk is dat er geen ruimte voor beïnvloeding is. Maar ook dan zijn we als overheid open en transparant naar onze omgeving. Dat betekent dat we betrokkenen altijd tijdig informeren wanneer de provincie beslissingen maakt die hen aangaan, óók wanneer er om wat voor reden dan ook geen actief participatietraject plaatsvindt. 

Raadplegen

De provincie vraagt belanghebbenden om meningen en ideeën maar er is geen garantie dat die inbreng ook daadwerkelijk wordt opgevolgd. De provincie bepaalt het onderwerp, de kaders waarbinnen participatie plaatsvindt en hoe de participatieopbrengst wordt opgevolgd.

Advies vragen

De provincie vraagt betrokkenen actief om advies te geven over bepaalde vraagstukken en neemt dat advies ook echt mee in de beleidsontwikkeling tenzij er sterke argumenten zijn om dit niet te doen. Wanneer wordt afgeweken van het advies zal onderbouwd worden waarom. De provincie bepaalt (eventueel samen met de omgeving) het gespreksonderwerp en de methoden en kaders waarmee de advisering vorm krijgt. 

Samenwerken

Plannen worden gezamenlijk met de omgeving opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. De kaders van de samenwerking worden gezamenlijk bepaald. Er is sprake van een gelijkwaardige samenwerking waarbij de provincie optreedt als partner en beslissingen dus ook gezamenlijk worden genomen.

Ondersteunen

De provincie ondersteunt bij het uitvoeren van plannen van anderen, bijvoorbeeld door het verlenen van subsidie of fysieke ruimte. Hierbij is er altijd sprake is van een overeenkomst tussen de samenwerkingspartij en de provincie. Het uitdaagrecht/maatschappelijk initiatief is hierin een specifieke vorm van participatie waarbij uitvoerende provinciale taken structureel kunnen worden overgenomen door anderen. Hierbij blijft de provincie eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak. Zie hoofdstuk 3 voor de voorwaarden die we stellen aan deze vorm van participatie. 

Deelnemen

De provincie kan tot slot ook optreden als deelnemer binnen een participatietraject van een andere organisatie of overheid. De exacte rol van de provincie is afhankelijk van het traject.

Waarom werkt de provincie samen met anderen aan maatschappelijke opgaven? Wat is het perspectief op de lange termijn?
We sluiten aan bij het Coalitieakkoord Krachtig Zuid-Holland Perspectief 4: een gezonde omgeving en een slagvaardig provinciebestuur, p.28:

 “Bij het aanpakken van maatschappelijke opgaven willen we samenwerken met veel partijen. We geloven dat ons beleid en onze besluiten beter worden door het betrekken van inwoners en ondernemers. We maken daarom werk van participatie. We dragen bij aan een goed functionerende democratie met sterke gemeenten, een slagvaardig bestuur, gezonde financiën en een professionele organisatie.

Bij het aanpakken van grote maatschappelijke opgaven geloven we dat samenwerking met partijen essentieel is. Onderwerpen waar de Provincie Zuid-Holland aan werkt hebben vaak invloed op de directe omgeving van Zuid-Hollanders. We zijn overtuigd dat het werk van de provincie beter wordt wanneer we samenwerken met Zuid-Hollanders, ondernemers, maatschappelijke organisaties, kennisinstellingen en medeoverheden. Deze partijen hebben waardevolle kennis, creativiteit en expertise. We willen partijen actief te betrekken bij de beslissingen die hen aangaan en betrekken Zuid-Hollanders met verschillende achtergronden bij de maatschappelijke uitdagingen waar we voor staan. Ook willen we met participatie meer wederzijds begrip tussen Zuid-Hollanders en de provincie creëren. Door de relatie te verbeteren kunnen we de democratie versterken. Om al deze redenen maken we werk van participatie! Hierbij wordt er continue geleerd, zodat de samenwerking steeds beter wordt en we als organisatie groeien.

Er zijn 3 pijlers van participatie geformuleerd die bijdragen aan de participatievisie, namelijk: beter beleid maken, rechtvaardig beleid maken, voor wederzijds begrip zorgen en samen leren om processen te verbeteren. 
 

1. Participatie voor beter beleid
Door participatie te organiseren wordt het werk van de provincie in de beleidsvorming en uitvoering inhoudelijk beter. Met behulp van participatie wordt de kennis en creativiteit van de maatschappij benut bij het maken van plannen. Daarnaast sluit het beleid zo beter aan op de wensen en behoeften van de maatschappij. De provincie heeft een open houding, is geïnteresseerd in ideeën van buiten, neemt dit serieus en participatie wordt een vast onderdeel in de processen conform de Omgevingswet en de Wet Versterking Participatie op Decentraal niveau. 

2. Participatie voor rechtvaardiger beleid
We betrekken Zuid-Hollanders bij de beslissingen die hen aangaan. Door participatietrajecten op een goede, eerlijke manier te organiseren kunnen deelnemers het proces als rechtvaardig beschouwen (procedurele rechtvaardigheid) en kan de uitkomst van een participatietraject geaccepteerd worden (legitimiteit). Zelfs als een individu het inhoudelijk niet eens is met uitkomst, kan de uitkomst bij een eerlijk proces aanvaard worden. Een onderdeel van een goed en eerlijk proces is dat we altijd stilstaan bij het betrekken van groepen met verschillende perspectieven (diversiteit) en om waar mogelijk, individuen die mee willen doen maar om wat voor reden dan ook obstakels ondervinden, de kans te bieden om toch bij te dragen (inclusie). Zo zorgen we ervoor dat het beleid van de provincie rechtvaardiger wordt.

3. Participatie voor wederzijds begrip 
Door Zuid-Hollanders actief te betrekken, met elkaar in gesprek te gaan, inzicht te geven in de processen van de provincie en de (digitale) toegankelijkheid van participatietrajecten/de provincie te verbeteren, willen we wederzijds begrip vergroten. Dit betekent ook dat de provincie meer inzicht krijgt in de wereld van Zuid-Hollanders en andersom de Zuid-Hollanders meer inzicht krijgen in de wereld van de provincie. Zo kan de relatie tussenbeide verbeteren. We geloven dat door participatie op een goede manier te organiseren en te luisteren naar de inbreng van Zuid-Hollanders, het vertrouwen in elkaar en daarmee de democratie kan groeien. 

Hieronder volgen de specifieke taken die de provincie uitvoert als het gaat om participatie.

De provincie heeft verschillende participatieprincipes vastgesteld waar zij altijd rekening mee houdt bij de organisatie van participatietrajecten. 

Bij elk participatietraject georganiseerd door de provincie houden we rekening met 4 participatieprincipes. Deze principes zijn tot stand gekomen met behulp van de opbrengsten uit participatiebijeenkomsten met onder andere inwoners, bedrijven, medeoverheden en organisaties. 

1. Aanpak bepalen op basis van het vraagstuk
Het uitgangspunt van de provincie is dat goed onderbouwd en begrepen wordt op politiek, bestuurlijk en ambtelijk niveau “waarom op welk moment welk participatiemiddel” wordt ingezet (Leren in Participatieland, 2021). De provincie bepaalt vanuit de inhoud van het vraagstuk wat de doelen zijn van een participatietraject. Dit betekent dat de opgave, de rol van de provincie, de belanghebbenden en de impact op de omgeving bepalend zijn om de participatiedoelen en de aanpak te bepalen. De doelen en aanpak verschillen per traject. Doelen kunnen, afhankelijk van het vraagstuk zijn: het inhoudelijk verbeteren van beleid, uitvoering of evaluatie; zorgen voor een gedragen proces (legitimiteit vergroten); en/of het overbruggen van tegenstrijdige belangen. Er wordt alleen een participatietraject gestart als het vraagstuk zich leent voor participatie. In dat geval is er voldoende juridische ruimte, is er beïnvloedingsruimte voor participanten, is er voldoende tijd, capaciteit en geld beschikbaar en is er bestuurlijke dekking (zie participatieverordening en Leidraad participatie). 

2. Aandacht voor verschillende perspectieven 
Bij de inrichting van een participatietraject wordt altijd stilgestaan bij de diversiteit van perspectieven op een vraagstuk en zet de provincie zich in voor het meewegen van zoveel mogelijk verschillende standpunten. Dit kan door bijvoorbeeld onderzoek te doen naar welke standpunten er zijn en op basis hiervan vertegenwoordigers uit te nodigen; te bekijken welke perspectieven voortkomen uit de participatieopbrengsten achteraf; door aan een willekeurige loting te doen; en/of door verschillende communicatiemiddelen en werkvormen te gebruiken tijdens de participatie (bijvoorbeeld fysiek en online, in groepen en individueel). Daarnaast is het van belang om in specifieke gevallen rekening te houden met inclusie. Dit houdt in dat er maatwerk geleverd kan worden om deelnemers te betrekken op een manier die past bij persoonlijke omstandigheden. Denk hierbij aan drempelverlagende maatregelen om participanten mee te laten doen zoals het verzorgen van een oppas of een reiskostenvergoeding. Door aandacht te hebben voor het betrekken van een diverse groep deelnemers met verschillende perspectieven zorgt de provincie voor een rechtvaardiger proces en weloverwogen belangenafweging.

3. Heldere communicatie en verwachtingsmanagement
Een succesvol participatietraject kan niet zonder goede informatievoorziening voor- tijdens- en achteraf. Om een weloverwogen mening te geven over een vraagstuk is het belangrijk dat deelnemers over voldoende informatie beschikken. Daarom deelt de provincie altijd informatie over het vraagstuk op een manier die aansluit bij deelnemers. Daarnaast is het voor het verwachtingsmanagement van belang dat naast inhoudelijke informatie ook informatie over het proces en de opvolging van de participatieopbrengst wordt gedeeld. Denk hierbij aan een tijdslijn van het traject, op welke momenten deelnemers kunnen meedenken en op welke manier-, wanneer- en hoe resultaten van participatie worden meegenomen. Na een participatietraject volgt altijd een terugkoppeling. Tijdens een traject kunnen onvoorziene gebeurtenissen voor een koerswijziging zorgen of er kunnen voorafgaand aan een traject componenten onduidelijk zijn. Door dit te erkennen en tijdens een participatietraject de onzekerheden te benoemen wil de provincie hierover transparantie bieden, betrouwbaar en eerlijk zijn.

4. Samen leren

Door te leren van participatietrajecten kunnen we onze samenwerkingen verbeteren en horen waar we het beter kunnen doen. Daar hoort een sterke en participatieve monitoring- en evaluatiestrategie bij. Een participatietraject is nooit perfect, en ook de provincie of een extern onderzoeksbureau weet niet altijd welke factoren ‘goede’ participatie maken. We geloven dat degenen die meedoen of belang hebben bij de uitkomsten van een participatieproces ook een stem moeten hebben in de evaluatie ervan. Belanghebbenden worden daarom betrokken bij de evaluatie zelf en waar mogelijk ook bij het ontwerp ervan.

Evaluatie is daarnaast geen éénmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces waar al vroegtijdig over moet worden nagedacht. Door regelmatig te evalueren en te monitoren in samenwerking met belanghebbenden kunnen we tijdig inspelen op veranderende omstandigheden en behoeften. Het uiteindelijke doel van monitoring & evaluatie is om samen te leren en te groeien, zowel binnen het participatietraject als daarbuiten. Door de verkregen inzichten vergroten we onze kennis en verbeteren we continu onze werkwijze. Monitoring en evaluatie wordt een vast onderdeel van het participatieplan.

Met behulp van participatie kunnen plannen verbeteren door de creativiteit, kennis en expertise van inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven in te zetten. Daarom legt de provincie de lat hoog als het gaat om participatie. Bij de aanvraag van een Omgevingsvergunning – één van de instrumenten uit de Omgevingswet – waarbij Gedeputeerde Staten het bevoegd gezag zijn, verwacht de provincie dat participatie op een zorgvuldige manier wordt georganiseerd, vooral wanneer een activiteit veel invloed heeft op de omgeving. Onder de omgevingswet moet de initiatiefnemer aangeven of en zo ja op welke manier hij de omgeving heeft betrokken bij de voorbereiding van zijn initiatief en wat de resultaten daarvan zijn. De verantwoordelijkheid voor het inrichten van participatie bij de Omgevingsvergunning ligt bij de initiatiefnemer.  De Omgevingswet zegt niet hoe initiatiefnemers de participatie moeten organiseren en het ontbreken van participatie is geen weigeringsgrond. Dit betekent dat de provincie geen voorwaarden kan stellen aan de participatie georganiseerd door initiatiefnemers bij een Omgevingsvergunning. Zoals aangegeven in de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) 2024-2027 wordt participatie gestimuleerd. De provincie zal samen met de vijf Zuid-Hollandse omgevingsdiensten hulpmiddelen bieden aan initiatiefnemers zodat zij participatie bij een aanvraag voor Omgevingsvergunning waar Gedeputeerde Staten het bevoegd gezag zijn, op een zorgvuldige manier kunnen organiseren. Ook deelt de provincie de eigen participatiewerkwijze. Hierin staan de stappen die genomen moeten worden om participatie op een zorgvuldige manier te organiseren. De link volgt in het definitieve beleid.

Om te zorgen dat Zuid-Hollanders kunnen meebeslissen over onderwerpen die hen aangaan staat de provincie open voor ideeën vanuit de samenleving. Inwoners, maatschappelijke organisaties en/of bedrijven kunnen daarom onderwerpen aandragen voor de provinciale politiek en hebben de mogelijkheid om uitvoerende taken van de provincie over te nemen als zij deze beter, goedkoper en/of efficiënter kunnen uitvoeren (Uitdaagrecht).

De provincie vindt het belangrijk dat inwoners, maatschappelijke organisaties en/of bedrijven onderwerpen op de agenda van Provinciale Staten kunnen plaatsen wanneer deze van maatschappelijk belang zijn. Via het Burgerinitiatief kunnen deze onderwerpen worden ingediend. De provincie heeft een aantal voorwaarden voor het indienen van een Burgerinitiatief opgesteld. 

Voorwaarden: 

• Onderwerpen mogen gaan over een plan, project regelgeving van de provincie of over een losstaand onderwerp dat aandacht verdient

• Onderwerpen mogen niet korter dan een jaar geleden zijn behandeld door Provinciale Staten, tenzij er sprake is van nieuwe feiten en inzichten

• Er moeten 500 handtekeningen worden verzameld  

Lees meer over het plaatsen van een onderwerp op de agenda van Provinciale Staten via deze webpagina: Burgerinitiatief - Provincie Zuid-Holland

Met het uitdaagrecht kunnen inwoners de overheid verzoeken om de uitvoering van een taak over te nemen, al dan niet met bijhorend budget, omdat zij deze taak beter of efficiënter te kunnen uitvoeren. Bij gebruik van het uitdaagrecht laat de overheid zien dat zij de uitvoering van een overheidstaak aan een inwoner of maatschappelijke partij toevertrouwt. Dit gaat over uitvoerende taken van de provincie zoals het onderhoud van natuur, bruggen en bijvoorbeeld behoud van cultureel erfgoed. De provincie blijft de verantwoordelijke partij maar anderen voeren de taken beter, goedkoper en/of efficiënter uit. Voor meer informatie verwijzen we naar: [ invoegen webpagina]. 

Voorwaarden 

• De uitdaging kan door de indiener zelf, structureel uitgevoerd worden 

• Veiligheid is gegarandeerd 

• De indiener is georganiseerd in een rechtsvorm zoals een stichting 

• De uitdaging gaat in op uitvoerende taken van de provincie

Aanbestedingsnorm 

Wel willen we erop wijzen dat wanneer de kosten voor het maatschappelijk initiatief boven de aanbestedingsnorm liggen er een officiële aanbestedingsprocedure moet worden gestart conform Europese wet- en regelgeving. Hierbij krijgen ook andere partijen de kans om een voorstel te schrijven voor de uitvoering van de desbetreffende activiteit. 

Participatie organiseren

Afhankelijk van het onderwerp van het maatschappelijk initiatief zal participatie met de omgeving georganiseerd moeten worden. Dit vergt maatwerk omdat het ene initiatief geen impact heeft op de omgeving en andere initiatieven weer wel. 

De kennis over participatie binnen de provincie is versnipperd en wat participatieaanpak betreft zijn er soms grote verschillen tussen beleidsteams. Daarom werken we aan het borgen van participatie in de organisatie.  

Provincie Zuid-Holland ziet participatie niet als iets dat erbij gedaan wordt, maar als onderdeel van het dagelijks werk. Participatie maakt het mogelijk het werk goed te doen en het beleid kwalitatief beter te maken. Daarom heeft het een plek in de standaardprocessen voor besluitvorming. De provincie zal onderzoeken hoe participatie verder geborgd kan worden in onze werkzaamheden.

De afgelopen jaren heeft de provincie verschillende instrumenten ontwikkeld, zodat ambtenaren aan de slag kunnen met participatie. De provincie zal onderzoeken hoe deze instrumenten en participatie in het algemeen verder onder de aandacht gebracht kunnen worden. Binnen de organisatie is een team dat functioneert als aanspreekpunt voor participatie-vraagstukken. Het team zal ook de kennis en kunde over participatie verspreiden onder de ambtenaren. 

De provincie gebruikt afhankelijk van de participatievraag digitale middelen ter ondersteuning van participatietrajecten. Door digitale tools in te zetten, naast fysieke participatiemethodes, kunnen deelnemers tijd- en plaats onafhankelijk meedenken en wordt informatie over participatietrajecten digitaal toegankelijk. 

Digitale tools onderzoeken

Omdat digitale tools voor participatie nog in de kinderschoenen staan en zich volop ontwikkelen, voert de provincie onderzoek uit naar welke digitale tools geschikt zijn voor verschillenden doeleinden. Hierbij is ook aandacht voor de privacy en de veiligheid van data en de uitlegbaarheid van de resultaten van digitale tools. Met behulp van de onderzoeksresultaten wil de provincie beter beargumenteren waarom- er voor welk digitaal middel wordt gekozen en zo de participatietrajecten verbeteren. Daarnaast wordt onderzocht hoe de algemene website van de Provincie Zuid-Holland in de toekomst ruimte kan bieden aan participatie.

Gezamenlijk inkopen, inzetten en ontwikkelen digitale tools

De provincie zet in op het gezamenlijk optrekken met medeoverheden als het gaat om de inkoop, inzet en ontwikkeling van digitale participatietools. Hiermee worden de processen- en presentatie van verschillende overheden op elkaar afgestemd. Het gebruiksgemak van digitale tools voor participanten verbetert wanneer zij bij verschillende overheden dezelfde participatieprocessen- en presentatie herkennen. Daarnaast zorgt die uniformiteit voor efficiënt werken, het gemakkelijk borgen van kennis en het gemakkelijker vergelijken van resultaten van digitale participatie.

Omgaan met AI

Hoewel de provincie momenteel weinig ervaring heeft met digitale participatietools die gebruik maken van AI zal dit in de toekomst waarschijnlijk vaker voorkomen. Digitale tools gebruiken namelijk in toenemende mate complexe algoritmen, modellen en soms artificiële intelligentie (AI) waardoor de uitlegbaarheid van resultaten onder druk komt te staan. Wanneer participatietools AI gebruiken dienen er extra stappen genomen te worden op het gebied van verantwoording en registratie zoals voorgeschreven in de nieuwe AI-wet van de EU. Hiermee zorgen we ervoor dat de uitkomsten van digitale participatieprocessen ten alle tijden uitlegbaar en navolgbaar blijven.